Facilitation - dessin Mariette Strub

En quoi cela consiste : qu’est-ce que la facilitation ?

J.-P. Poupard, dans son livre « Devenir facilitateur » en donne une définition très claire :

« La facilitation professionnelle regroupe un ensemble de pratiques qui vise à rendre la tâche d’un collectif plus facile tout en utilisant au mieux le temps et l’intelligence des individus qui le composent. »

Qu’est-ce qu’un facilitateur ?

Le facilitateur est un intervenant qui facilite une réflexion et une production collectives. Il ne dispose pas d’expertise sur le contenu (métier), ce qui garantit sa totale neutralité. Il est attendu sur ses compétences d’animation de dispositifs collaboratifs. La finalité est opérationnelle. Le groupe doit déboucher sur une production en prise directe avec son contexte professionnel. Ce dispositif ne s’inscrit pas dans la durée.

A contrario, un formateur ou un consultant apportent une expertise sur le contenu (métier).

Le coach d’équipe, quant à lui, n’apporte pas d’expertise sur le contenu (métier), il est comme le facilitateur, centré sur le processus. En revanche, le coaching d’équipe a une visée plus « relations humaines » puisqu’elle permet de révéler et de développer le potentiel de l’équipe dans un souci de la rendre autonome. Le coaching collectif s’adresse à une équipe constituée (une groupe-projet, un service, un comité de direction, …) et le processus d’accompagnement s’inscrit dans la durée. Par ailleurs, le coach va inviter le groupe à une posture réflexive : aider le groupe à se regarder fonctionner, à identifier ses axes de progression et ainsi y travailler.

Dans quels contextes recourir à la facilitation ?

Dans l’entreprise, les managers sont amenés en permanence à prendre des décisions. Il existe trois modes décisionnels : le mode directif, le mode participatif et le mode collaboratif.

Le mode directif consiste pour le manager, à clarifier la problématique, à consulter éventuellement son entourage puis à décider seul et à communiquer sa décision à son équipe. Charge à elle ensuite à mettre en œuvre les actions qui en découlent.

Le mode participatif consiste pour le manager, à soumettre la problématique aux principaux intéressés. Ceux-ci sont invités à donner son avis, à proposer des solutions, des recommandations, des priorités, … Mais le manager garde le contrôle et la responsabilité de la décision.

Le mode collaboratif consiste également pour le manager, à soumettre la problématique aux principaux intéressés. Ils vont échanger, débattre, proposer des idées mais surtout, ils vont décider ensemble.

La facilitation vise à soutenir les processus participatifs ou collaboratifs avec comme crédo :

« Tout seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin.  » Proverbe Africain

 

Quels sont les différents types d’intervention ?

Le facilitateur peut intervenir :

  • En réunion. Son rôle est de réguler les échanges et d’aider le groupe à garder le cap pour atteindre l’objectif. Ses interventions porteront essentiellement sur le processus méthodologique et relationnel.
  • En atelier ou en séminaire (constitué de plusieurs ateliers). Son rôle est de concevoir un déroulé d’intervention, un processus collectif (appelé encore conducteur) pour stimuler l’intelligence collective du groupe et atteindre l’objectif défini avec vous.

Les 4 objectifs de la facilitation - Dessin Mariette Strub

A quels objectifs la facilitation peut-elle répondre ?

On distingue 4 types d’objectifs d’ateliers :

1. Ateliers pour dresser un diagnostic
Le groupe est invité à réaliser l’état des lieux d’une situation qui doit être améliorée en répondant à la question « Que se passe-t-il ?  » Il débouche sur un diagnostic partagé.

2. Ateliers pour trouver des solutions
Le groupe est invité à rechercher des solutions qui répondent le mieux à la question posée. Ces ateliers s’apparentent à des réunions de créativité.

3. Ateliers pour prendre une décision
Fort des idées générées lors de l’atelier précédent, le groupe va classer, prioriser et sélectionner les solutions les plus prometteuse.

4. Ateliers pour élaborer un plan d’action
La décision ayant été arrêtée, le groupe doit réfléchir à sa mise en œuvre.

 

Comment cela va se passer ?

Le dispositif proposé dans le cadre de la Facilitation est toujours conçu sur mesure en fonction des enjeux, des objectifs et de la composition de l’équipe.

On trouve schématiquement les 4 étapes suivantes :

1. La définition du cadre d’intervention

Il s’agit ici de mettre à jour les tenants et les aboutissants de la demande du commanditaire, de recueillir les contraintes (temps, budget, délai de réalisation, nombre de participants, lieu, …) de réunir les conditions de succès et de créer l’alliance avec le commanditaire pour traiter avec le groupe du sujet qui importe le plus.

Définir le cadre d’intervention suppose d’identifier :

  • La problématique à traiter
  • L’enjeu
  • Les objectifs de l’atelier/du séminaire
  • Les livrables attendus à l’issue de l’atelier/du séminaire

A cette étape, il est fréquent de rencontrer les parties prenantes pour les impliquer et initier ainsi, en amont, la dynamique collaborative.

2. L’élaboration du déroulé de l’atelier/du séminaire

Le déroulé est un plan de travail qui décrit dans le détail le chemin et les étapes nécessaires pour atteindre l’objectif fixé.

Il est essentiel aussi de border les aspects logistiques qui constituent un élément crucial de la démarche et un facteur de réussite. Il s’agit de veiller au lieu et à son aménagement, à la préparation des supports et aux outils nécessaires au bon déroulement de l’atelier.

3. L’animation de l’atelier/du séminaire

Un atelier se déroule toujours en 3 temps principaux :

  • Le facilitateur va accueillir les participants puis lorsque tout le monde est arrivé, l’atelier démarrer par une séquence d’ouverture. Le commanditaire présente l’enjeu et l’objectif. Puis le facilitateur reprend la main pour connecter le groupe entre eux et au thème du groupe. Ce moment favorise l’inclusion de chacun dans le groupe et permet de valider le contrat c’est-à-dire le sujet à traiter et l’objectif à atteindre.
  • Le facilitateur va alors inviter le groupe à travers les différentes étapes du déroulé. Il est là au service du groupe et est centré sur le processus. Il veille à maintenir, tout au long de l’atelier, un espace propice à des échanges chaleureux, authentiques et fructueux.
  • Le facilitateur va clore l’atelier par une synthèse en rappelant l’objectif et en retraçant rapidement les principales séquences qui ont débouché sur le livrable. Puis le commanditaire prend la suite et remercie le groupe. Il fera un retour sur l’atelier avec bienveillance et sans jugement puis, il précisera quelles seront les prochaines étapes. Son engagement sur les suites à donner est crucial pour le succès de la démarche.

4. La phase post-atelier/séminaire

Pour pérenniser la dynamique initiée lors de l’atelier, il est important d’en évaluer les effets, de réfléchir et d’envisager la suite. Je prévois donc une évaluation de la perception de l’atelier par les participants, je demande qu’un compte-rendu de la rencontre soit rédigé. Il permet de garder trace de la production du groupe et de la valoriser. Enfin, je propose que soit organisée une réunion de débriefing à chaud avec le commanditaire afin de tirer les enseignements de l’événement, puis une réunion de suivi quelques semaines plus tard pour en mesurer les effets.

Prendre rendez-vous pour mettre en place une facilitation.